نظام قصة لإدارة المشاريع
نظام متكامل لإدارة المشاريع والعمليات والتعاملات المالية
نبذة عن الشركة
قِصّة هي وكالة فيديو إبداعية سعودية تأسست في فبراير 2022 في مدينة الرياض، تركز على تقديم محتوى فيديو متكامل وإبداعي.
تهدف هذه الوثيقة إلى تحديد نطاق العمل لتطوير نظام متكامل لإدارة المشاريع والعمليات.
أهداف المشروع
يهدف النظام إلى تحقيق الأهداف التالية:
إدارة الفرص التجارية من البداية حتى التحول لمشاريع
إدارة المشاريع ومتابعة سير العمل
ضبط الأمور المالية وتتبع المصروفات والإيرادات
إدارة العلاقة مع الموردين وتسهيل التعاملات المالية معهم
تشغيل وإدارة حجوزات الاستوديو
إصدار التقارير اللازمة لاتخاذ القرارات
إدارة الفرص
تمكّن هذه الوحدة من إدارة الفرص التجارية وتتبعها من لحظة إنشائها حتى تحولها لمشاريع معتمدة.
📝 بيانات الفرصة
-
اسم العميل - قائمة منسدلة قابلة للبحث
-
الوسيط - قائمة منسدلة قابلة للبحث
-
نوع المشروع - Creative / Production / Post / Sponsor
-
الموظفين المعنيين - مطور الأعمال (أساسي)، المنتج، محرر الفيديو، الكاتب الإبداعي
- التاريخ المتوقع للمشروع
- ميزانية العميل المتوقعة
-
المرفقات - روابط
🔄 مراحل الفرصة
- إنشاء الفرصة بواسطة مطور الأعمال
-
عند الموافقة (Approved) - يتم إنشاء مشروع جديد تلقائياً
- إدخال قيمة البيع الفعلية
- تحديد مدير الحساب والمنتج
- إضافة المهام للأشخاص المعنيين تلقائياً
إدارة المشاريع
صفحة شاملة لكل مشروع تعرض جميع التفاصيل والمعلومات المتعلقة به.
📋 محتويات صفحة المشروع
-
تفاصيل المشروع الأساسية - قابلة للتعديل
- الموظفين المسندين للمشروع
- الموردين المسندين للمشروع
- الفريق الداخلي المسند للمشروع
- المصاريف المنصرفة على المشروع
- دفعات العميل
- تقييمات العميل والموردين
🔒 عند إغلاق المشروع
- إرسال رسائل للموردين لرفع فواتيرهم
- إضافة مهمة للمسؤول المحدد لتسجيل مكافآت الموظفين
- إضافة مهمة للمنتج لتقييم الموردين
بوابة الموردين
واجهة خاصة للموردين لمتابعة مشاريعهم ورفع فواتيرهم.
📊 لوحة المورد
- عدد المشاريع النشطة والمكتملة
- إجمالي المبالغ المستحقة
-
قائمة المشاريع النشطة - اسم العميل، اسم المشروع، التاريخ، التفاصيل، المرفقات
- قائمة المشاريع المنتهية مع إمكانية رفع الفاتورة
- قائمة المشاريع المؤرشفة
🧾 رفع الفاتورة
- رفع ملف الفاتورة
-
إدخال المبلغ - غير شامل الضريبة
-
تحديد نوع الفاتورة - ضريبية أو لا
- حساب الضريبة تلقائياً وعرض الإجمالي
- تأكيد أو إضافة الحساب البنكي
النظام المحاسبي
Accounting System - إدارة الشؤون المالية
📊 لوحة المحاسب - نظرة عامة
- المبالغ المستحقة من العملاء
- المبالغ المستحقة للموردين
-
المتأخرات - علينا وعليهم
⏳ الدفعات المعلقة
- عرض جميع المبالغ المطلوبة للموردين
-
الأعمدة: اسم المشروع، العميل، المورد، المنتج، المبلغ المحدد، المبلغ المطلوب، الفاتورة
- زر السداد مع عرض الحساب البنكي والمبلغ
- رفع إيصال التحويل
-
فلتر حسب: لها فاتورة/لا/الجميع، موردين/فريق داخلي
✅ سجل المدفوعات
- عرض جميع المدفوعات المكتملة
-
الأعمدة: اسم المشروع، العميل، المورد، المنتج، المبلغ، تاريخ التحويل، المرفقات
- فلتر باسم العميل والمورد والتاريخ
💸 إدارة المصروفات
-
مصروفات المشاريع: إضافة مصروف على أي مشروع مع البيانات (اسم المصروف، البند، المشروع، التاريخ، الفاتورة)
-
المصروفات الشهرية: مصروفات الشركة العامة مع التصنيف وفترة التأثير
-
مصروفات الاستوديو: مصروفات خاصة بالاستوديو مع التصنيف وفترة التأثير
-
سدادات العملاء: تسجيل دفعات العملاء
🎁 مكافآت الفريق الداخلي
-
بعد إغلاق المشروع تضاف مهمة للشخص المسؤول (يحدد في الإعدادات)
- عرض بيانات المشروع ومصاريفه وأرباحه/خسائره
- عرض الفريق الداخلي وأدوارهم
- تحديد واعتماد المكافآت لكل شخص
- تحويل المكافآت للمحاسب كدفعات معلقة
- إرسال إشعار للموظف عند التحويل
- تضاف كمصروف للفريق الداخلي في المشروع
نظام الاستوديو
Studio System - إدارة حجوزات الاستوديو
🌐 صفحة الحجز العامة (Landing Page)
- عرض مواصفات الاستوديو وصوره
-
تقويم لاختيار التاريخ - من - إلى
- حساب وعرض المبلغ تلقائياً
- تسجيل دخول العميل برقم الجوال + OTP
-
للعملاء الجدد: إدخال البيانات (الاسم، الجهة، الرقم الضريبي، العنوان الوطني الكامل)
- إتمام الدفع الإلكتروني
- إضافة مهمة للمحاسب لرفع الفاتورة
- إرسال الفاتورة للعميل
🎛️ لوحة تحكم الاستوديو
-
عرض الحجوزات - تقويم وجدول
- إمكانية الحجز اليدوي للعملاء مع تعديل السعر
- تعديل أو حذف الحجوزات
- تسجيل المبيعات كـ "مبيعات استوديو" منفصلة عن مبيعات المشاريع
📈 تقارير الاستوديو
- إجمالي أيام الحجز والمبالغ
- فلترة حسب الفترة
- تقرير لكل عميل بعدد أيام الحجز
المستخدمون والصلاحيات
يدعم النظام أنواع متعددة من المستخدمين مع صلاحيات مخصصة لكل نوع، مع إمكانية منح المستخدم أكثر من صلاحية.
| نوع المستخدم | الصلاحيات |
|---|---|
| مدير النظام | صلاحية شاملة على جميع أجزاء النظام (2-3 أشخاص) |
| مطور أعمال | إدخال المشاريع، تعميد الفرص، إدخال قيم البيع، نظرة عامة على المشاريع والفرص، تعديل قيم البيع، مشاهدة جميع الفرص |
| مدير الحساب | مشاهدة المشاريع والفرص المسندة، إغلاق المشاريع، تقييم العملاء، بدون صلاحية على المبالغ |
| الكاتب الإبداعي | مشاهدة المشاريع والفرص المسندة، بدون صلاحية على المبالغ |
| محرر الفيديو | مشاهدة المشاريع والفرص المسندة، بدون صلاحية على المبالغ |
| المحاسب | نظرة عامة على المشاريع المعتمدة وقيم البيع والصرف، إدخال المصاريف، التعامل مع بوابة الموردين (2 أشخاص) |
| مسؤول الاستوديو | متابعة مبيعات الاستوديو والمصاريف والحجوزات، الإلغاء والتأجيل، إنشاء حجوزات جديدة |
| المنتج | إدخال بنود الصرف، تعميد واختيار الموردين، الاطلاع على قيم البيع والصرف |
| المدير الإبداعي | مشاهدة جميع المشاريع والفرص، إضافة المرفقات، بدون صلاحية على المبالغ |
| المورد | مشاهدة المشاريع المسندة، رفع الفواتير، استلام المدفوعات |
التكاملات الخارجية
Integrations - الربط مع الأنظمة الخارجية
بوابة الدفع MyFatoorah
الربط مع بوابة MyFatoorah للدفع الإلكتروني، استخدامها في حجوزات الاستوديو، دعم طرق الدفع المتعددة (مدى، فيزا، ماستركارد، Apple Pay)، إصدار الفواتير الإلكترونية تلقائياً
واتساب (WhatsApp)
الربط مع خدمة WaSender API، إرسال رسائل OTP للدخول، إشعارات المهام الجديدة، إشعارات التحويلات والمدفوعات، نصوص الرسائل قابلة للتعديل من الإعدادات
أسانا (Asana)
الربط مع Asana لإدارة المهام، إضافة المهام تلقائياً عند إسنادها في النظام، تزامن المهام بين النظامين
نظام المهام الداخلي
كل مستخدم يشاهد مهامه الخاصة، المدير يشاهد مهام الجميع، تكامل مع إشعارات الواتساب
المتطلبات العامة
General Requirements - المتطلبات الفنية العامة
🌍 اللغات
- دعم اللغتين العربية والإنجليزية
📂 إدارة البيانات
-
إمكانية إضافة البيانات يدوياً أو عبر Excel: العملاء، الموردين، الوسطاء، البنود، الفريق الداخلي، الفرص، المشاريع
- تصدير البيانات من أي مكان في النظام
- إمكانية التعديل والحذف في جميع الأقسام
- سجل تغييرات (Log) في جميع أجزاء النظام
🔐 المصادقة والأمان
- دخول المستخدمين برقم الجوال + OTP عبر واتساب
- عدم إرسال OTP للأرقام غير المسجلة في النظام
- إدارة المستخدمين والصلاحيات من الإعدادات
التقارير
Reports - تقارير النظام
الأعمدة
اسم المشروع، العميل، المنتج، التاريخ، قيمة المشروع
خيارات الفلترة
تاريخ من...إلى، اسم المشروع (Searchable Dropdown)، اسم العميل (Searchable Dropdown)، نوع المشروع (Searchable Dropdown)
ميزات إضافية
- إمكانية التصدير إلى Excel
- عند الضغط على المشروع تظهر تفاصيله كاملة
الأعمدة
اسم العميل، اسم الوسيط، اسم المشروع، قيمة المشروع، إجمالي المصاريف (الموردين + المصروفات العامة للمشروع + المكافآت الداخلية)، الربح، هامش الربح، المسدد من قبل العميل، المتبقي
خيارات الفلترة والتصدير
تاريخ من...إلى، اسم المشروع، اسم العميل، نوع المشروع، إمكانية التصدير إلى Excel
تقرير شامل يعرض الأداء المالي للشركة بشكل ربع سنوي مع مقارنة بالسنوات السابقة.
الملخص السنوي
إجمالي المبيعات، إجمالي المصروفات، الربح، هامش الربح
المبيعات الربع سنوية
مبيعات الأرباع الأربعة لقبل سنتين، مبيعات الأرباع الأربعة لقبل سنة، مبيعات الأرباع الأربعة للسنة الحالية
نسب النمو
نسبة النمو/الانخفاض لكل ربع مقارنة بالسنة السابقة
المصروفات والأرباح الربع سنوية
مصروفات المشاريع لكل ربع، صافي ربح المشاريع لكل ربع (المبيعات - مصروفات المشاريع)، هامش الربح لكل ربع، المصروفات الشهرية لكل ربع، صافي الربح النهائي لكل ربع (المبيعات - مصروفات المشاريع - المصروفات الشهرية)
الملخص النهائي
الربح النهائي للسنة، المبالغ المتبقية عند العملاء
خيارات الفلترة والتصدير
تاريخ من...إلى، اسم المشروع، اسم العميل، نوع المشروع، إمكانية التصدير إلى Excel
إدارة البيانات الأساسية
واجهة لإدارة جميع البيانات الأساسية في النظام مع إمكانية الإضافة يدوياً أو عبر ملف Excel.
يتم إدخال البيانات الأساسية (الاسم، رقم الجوال) من قبل الإدارة، ويكمل المورد باقي بياناته:
التقويم
Calendar - تقويم حي لتتبع مواعيد المشاريع والفرص
📅 تقويم تفاعلي
عرض تواريخ تسليم المشاريع والفرص في تقويم مرئي شامل يسهّل متابعة الجدول الزمني
🔗 رابط مخصص
رابط خاص بالتقويم يمكن الوصول إليه من أي مكان، مما يتيح للفريق متابعة المواعيد بسهولة
⚡ تحديث لحظي (Live)
التقويم يتحدث تلقائياً عند: إضافة مشروع جديد، تعديل مشروع قائم، إضافة فرصة جديدة
📆 نطاق العرض
يعرض التقويم 30 يوم بدءاً من أول تاريخ فيه فرصة أو مشروع نشط
🎯 قواعد ظهور المشاريع والفرص
يتم عرض أو إخفاء العناصر في التقويم حسب حالتها:
| الحالة | الظهور في التقويم |
|---|---|
| New | ✅ تظهر |
| WFA | ❌ تختفي |
| Pitching | ✅ تظهر |
| Canceled | ❌ تختفي |
| Rejected | ❌ تختفي |
| Approved | ❌ تختفي |
| Hold | ❌ تختفي |
نهاية الوثيقة
تم استعراض جميع متطلبات نظام قصة لإدارة المشاريع